Специфика и правила делового общения

Деловая переписка

Переписка делового характера – это система требований (нормативов), которых необходимо придерживаться, чтобы правильно и грамотно составить документ. Прежде всего, нужно определиться с типом и срочностью доставки письма. А также со степенью доступности документа для получателя, будет это одно письмо или несколько, с уточнениями / списками / предложениями. Письмо должно быть грамотно написано с точки зрения орфографии и стилистики.

Оформление документа должно соответствовать существующим шаблонам, в зависимости от типа письма (например, сопроводительное). При составлении документа необходимо руководствоваться нормативами по требованию к оформлению документов [ГОСТ Р 6.30-2003].

Деловое письмо должно включать название компании, которая выступает в роли отправителя; дату отправки и адрес получателя. Также надо обязательно указывать инициалы, должность получателя или отдел, в который направлено письмо. Основная часть письма состоит из вступления / обращения, темы и краткого описания целей документа, далее идет текст и заключение. В конце документа ставится подпись отправителя, и указываются приложения или копии при их наличии.

— тип документа;

— тема;

— краткое содержание.

Это нужно, чтобы избежать ситуации, когда входящее сообщение попадает в папку «спам», и адресат может удалить письмо, не прочитав его.

Письмо должно быть простым и понятным, без избыточного количества профессиональных терминов. В деловой переписке не допускается применение жаргонных выражений и фраз, имеющих двойной смысл.

Специфика и правила делового общения

— по почте – не позднее десяти суток;

— при переговорах при помощи сети интернет – от 24 до 48 часов.

Деловая корреспонденция должна качественно подготавливаться и несколько раз перепроверяться перед отправкой. Не корректно составленное письмо с наличием орфографических ошибок может навредить репутации компании, так как деловой документ является визитной карточкой фирмы.

Особенности делового общения

Для того, чтобы лучше разбираться в специфике делового общения необходимо знать его особенности.

  1. Регламентированный характер делового общения. Благодаря установленным правилам и ограничениям, создается коммуникативное поле, которое помогает складываться общению максимально безопасно и выгодно для его участников. Такие нормы определяются степенью официальности, а также целями и задачами, стоящими перед сторонами. Порой, они складываются с учетом традиций и общественных норм конкретной культуры. Для создания оптимизированной версии встречи, принято вести протоколы совещаний и переговоров. Документы имеют юридическую силу и могут разъяснить моменты, по которым участники построили разногласия. Кроме того, протоколы помогают следить за временем и исполнением условий встречи. Залог любой успешной встречи — это доверие и уважение оппонента.Значение специфики делового общения
  2. Исполнение ролевого амплуа. В рамках одного дня мы выполняем различные роли: мужа, жены, сына, дочери, друга, работника, начальника и т. д. Деловое общение предусматривает политику четкого следования роли для определенной ситуации. Поэтому необходимо соблюдать условия своей социальной роли для сложившейся ситуации. Исполнение требований, диктуемых заданной обстановкой, стабилизирует рабочий процесс и делает его эффективным. Вы ощутите насколько следование определенной позиции упорядочивает общение и помогает быстро и точно достичь желаемого результата для обеих сторон.
  3. Высокая степень ответственности сотрудников и начальства за результат общения. Тактика и стратегия общения определяет успех или неудачу делового взаимодействия. Сюда относятся: умение формулировать свои мысли по поводу предмета разговора, выстраивание обоснованной позиции, способность задавать вопросы правильно, и другое. Если Вы не используете доступные ресурсы и не следуете правилам общения — дело обречено на провал. От уровня коммуникативного взаимодействия зависит исход и результат всего предприятия.

Этическая сторона делового этикета

Соблюдение этических принципов и нравственных норм всегда являлось признаком порядочных и надежных людей, партнерство с которыми всегда будет успешным. Всегда приятно иметь дело с человеком, который отличается такими качествами как организованность, обязательность, дисциплинированность, верность слову.

Искусство делового общения подчинено этическим нормам. Их необходимо придерживаться и руководителю организации, и подчинённым.

Предлагаем ознакомиться:  Цвет помады для карих глаз

Для подчинённых

Правила делового общения

Значимым условием деловых коммуникаций является культура речи, которая проявляется в грамотности, правильно подобранной интонации, словарном запасе и манере разговора.

Необходимо следить за порядком в употреблении фраз, за правильной расстановкой ударения. Не использовать обороты, имеющие чрезмерный эмоциональный или превосходный окрас, избегать лишних фраз и слов. Не употреблять при общении слова-«паразиты», жаргонные выражения, грубые или не этичные фразы.

Необходимым условием общения в деловых кругах является уважение, доброжелательность и умение слышать собеседника. Для того чтобы показать серьезное отношение к словам оратора, можно воспользоваться приемом «активного слушания», выборочно повторяя произнесенные высказывания или немного перефразируя их.

Этапы делового общения имеют следующее подразделение:

  • Подготовка к обсуждению вопросов (деловой встрече). Надо составить план переговоров, концепцию ведения беседы, аргументы и контраргументы, изучить точку зрения оппонента на различные вопросы, подготовить предложения по решению задачи.
  • Вступительная часть (приветствие, обращение), установка коммуникации между партнерами деловой беседы. Важно правильное, уважительное начало общения, создание легкой доверительной обстановки, также необходимо заинтересовать собеседника, вызвать интерес к проблеме и обсуждению в целом.
  • Изложение сути вопроса, аргументирование, приведение доводов и контраргументирование. Обсуждение проблемы, поиск путей разрешения спорных вопросов.
  • Установление оптимального решения и оформление соглашения.
  • Заключительная часть (обращение, слова прощания / напутствия).

Для общения по телефону в деловой сфере действуют принципы, предусмотренные общими правилами делового общения и риторики. Речь должна быть грамотной, интонация приветливой, информацию надо излагать по существу, без вводных слов или длительных пауз.

На сигнал входящего вызова необходимо ответить не позднее, чем после третьего звонка телефонного аппарата. Следующим этапом является приветствие (не допускаются фразы «алло», «слушаю»). Необходимо поздороваться, после чего озвучить название организации и представиться самому. Далее уточнить причину звонка, разъяснить интересующие оппонента вопросы и вежливо попрощаться.

Предлагаем ознакомиться:  Правила общения со скромным парнем как его завоевать и удержать

Если нужно совершить исходящий звонок, правила ведения телефонного разговора такие же, как и в первом случае. Единственным исключением является необходимость задать вопрос вызываемому абоненту о том, удобно ли ему разговаривать, и может ли он уделить Вам свое время. Интересоваться надо сразу после приветственной речи.

Если вызывающий абонент спрашивает сотрудника, отсутствующего в данный момент на рабочем месте, ответивший на звонок должен предложить свою помощь, в случае отказа, следует поинтересоваться, что нужно передать отсутствующему сотруднику.

Специфика

Уровень компетентности в данных вопросах часто стоит в прямой зависимости от успеха на любом поприще. Мы поговорим не просто о деловом общении, а о тонкостях управляемой коммуникации в деятельности офисных работников. Американские специалисты уверены, что управление представляет собой настраивание на труд, который может быть достигнут исключительно общением.

Взаимодействие сторон осуществляется строго в правовых рамках. Это означает, что люди, оказывающие воздействие на предмет общения зачастую вступают в отношения с целью оформить какие-либо юридические действия. В идеале достигаются реальные результаты за счет взаимного уважения и выполнения предустановленных правил.

Коммуникация призвана оптимизировать и грамотно организовать производственную, коммерческую или управленческую деятельность так, чтобы результаты общения положительным образом сказывались на итоге дела.Основой плодотворного сотрудничества является доверительное деловое общение, выстроенное благодаря нормам определенно-заданной сферы и регламентированным правилам делового этикета.

Национальные черты

Деловой стиль одежды

Специфика и правила делового общения

Соблюдение общепринятых норм и правил в организации своего внешнего вида является обязательным аспектом в правилах делового этикета. В некоторых крупных компаниях существует корпоративный дресс-код. Подбирать одежду нужно в классическом стиле, не допустимы слишком откровенные, яркие вещи, с элементами рваной ткани.

Как достигнуть определенного уровня доверительности?

Во время деловой беседы стоит отказаться от негативных высказываний в адрес собеседника, а также умерить собственное самолюбие. При коммуникации можно отстаивать свои убеждения, но не забывать, что у другой стороны тоже есть своя позиция, которую нужно учитывать.

Предлагаем ознакомиться:  Как Побороть Страх Общения с Людьми — Секреты Успеха

Профилактика стрессов

Стрессы обычно возникают из-за рабочего конфликта между участниками делового общения. Существует специальная тактика как для руководителя, так и для подчинённого. Она предназначена для того, чтобы предотвратить нервозные состояния, и при этом добиться эффективного результата.

Памятка на каждый день: ключевые тезисы

Для успешного взаимодействия между сотрудниками нужно усвоить основные правила ежедневного делового этикета. И распространяться они обязаны на каждого человека, а не только на начальника. Наличие устойчивых, типовых формул являются неотъемлемой частью построения коллективных отношений на любой работе.

Необходимо знать данные правила для того, чтобы деловое общение не выходило за рамки, не провоцировало конфликтные ситуации.

В следующем видео вас ждут секреты общения от Радислава Гандапаса.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector